Comparar y combinar documentos en Microsoft Word

Comparar y Combinar son dos funciones muy útiles de microsoft Word, pero la mayoría de nosotros las usamos raramente debido a que no conocemos estas funciones. Estas características nos permiten comparar dos documentos y encontrar la diferencia entre ellos. Así que primero veamos algunas situaciones en nuestro trabajo diario en las que encontramos su uso.
En algunos casos, podemos tener diferentes versiones del mismo documento. Es posible que necesitemos comparar estas diferentes versiones para ver los cambios entre ellas. O puede que necesitemos combinarlos para generar una copia final del documento. Usando la función de comparación podemos examinar los cambios realizados en cada línea, incluso incluyendo un cambio en el espacio en blanco. También otra aplicación de estas características viene en nuestra preparación de currículum. Por lo general, podemos tener más de una copia del currículum preparada para diversos fines o modificada con el tiempo. A veces, si desea comparar o combinar dos copias para crear un currículum actualizado, la función de comparar y combinar puede ser de gran utilidad.



A primera vista, puede parecer que estas dos características son las mismas. Pero tienen diferentes funcionalidades. La función de combinación en realidad nos permite encontrar quién hizo qué cambios en un documento, además de marcar los cambios. Pero la función de comparación solo compara las diferencias de contenido entre dos documentos.



Ahora veamos cómo podemos usar estas funciones.

Comparar documentos en Word

1.Abra Word y encontrará el Comparar opción en la pestaña de revisión. Haga clic en Comparar.

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2.Ahora en el menú seleccione Comparar opción para comparar dos documentos cualesquiera.

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3.Ahora aparecerá el cuadro de diálogo Comparar documentos. Tenemos que seleccionar los dos documentos que se van a comparar. Seleccione un documento original y un documento revisado. Bajo la configuración de comparación tenemos diferentes opciones que se pueden verificar según nuestras preferencias. Los cambios se pueden comparar a nivel de palabra o de personaje. Es mejor elegir la opción de mostrar los cambios en un nuevo documento para evitar alterar los documentos originales.

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4. Al hacer clic en Aceptar, obtendremos un nuevo documento que tendrá las diferencias marcadas. En la barra lateral podemos ver la cantidad de inserciones, eliminaciones, movimientos y cambios de formato. Cada cambio estará bien marcado y explicado. En el nuevo documento se elimina el texto tachado, se agrega texto subrayado en rojo y se mueve el texto verde.

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5. Por defecto tendremos la copia original del documento seleccionada y mostrada en el panel derecho. Podemos desplazarnos hacia abajo en el documento original en el panel derecho y el nuevo documento con los cambios marcados se desplazará en consecuencia. Pero tenemos otra opción para ocultar el documento original. Podemos seleccionar esta opción desde la pestaña de revisión. Vaya a la opción Comparar en la pestaña de revisión -> Mostrar documentos de origen-> seleccione la opción Ocultar documento de origen.

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6. Ahora, en la pestaña Seguimiento, seleccione la opción Globos y haga clic en Mostrar revisiones en globos.

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Ahora en el panel derecho podemos ver las revisiones en el documento marcadas en detalle en forma de notificación de globo. Esto proporciona una revisión más fácil de los cambios en los documentos.

7. Si desea tener una copia final del documento a partir de las copias originales y revisadas, puede hacerlo fácilmente editando el nuevo documento con todos los cambios marcados. En cualquier cambio, simplemente haga clic derecho en la línea y elija si acepta o rechaza el cambio. Así podemos agregar los cambios que queramos y descartar los cambios no requeridos para crear una copia final del documento.

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Combinar documentos en Word

La función de combinación funciona de manera similar a la comparación. Ya hemos visto la diferencia en sus funciones. Combinar se puede utilizar para fusionar dos versiones de un documento para crear una copia final del documento. Cuando usamos Combinar para generar un nuevo documento, todos los cambios en el documento revisado se convierten en cambios identificados por los autores que realizaron los cambios.

Ahora veamos cómo usar la función de combinación:

1. En la pestaña de revisión, seleccione la opción Comparar y haga clic en Combinar.

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2. En el cuadro de diálogo Combinar, seleccione la copia original y revisada de los documentos que se combinarán. Ajuste la configuración según sus preferencias y haga clic en Aceptar.

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Después de esto, obtendrá el mismo diseño que antes en la opción de comparación. Puede ver los cambios, haga clic derecho sobre ellos y elija si aceptar o rechazar el cambio. Por tanto, se puede generar el nuevo documento revisado.

Espero que tengas una idea clara sobre las funcionalidades de comparar y combinar. Utilice estas útiles funciones para facilitar su trabajo y ahorrar tiempo.

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